Trong công việc hành chính tại phường/xã, cán bộ thường xuyên phải tiếp nhận hàng trăm câu hỏi, thắc mắc từ người dân mỗi ngày. Nội dung thường xoay quanh các thủ tục như đăng ký tạm trú, cấp giấy khai sinh, cấp giấy phép kinh doanh, hay hướng dẫn về bảo hiểm. Khối lượng công việc lớn này không chỉ tạo áp lực cho cán bộ mà còn khiến người dân phải chờ đợi lâu, đôi khi không nhận được thông tin chính xác hoặc kịp thời. Chính vì vậy, Chatbot AI đã trở thành một giải pháp mới, giúp cán bộ giảm tải, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.
Chatbot AI là gì và vì sao cần thiết?
Chatbot AI là một hệ thống trí tuệ nhân tạo có khả năng giao tiếp bằng ngôn ngữ tự nhiên với con người. Người dân chỉ cần nhắn tin hoặc gõ câu hỏi trên Zalo OA, Facebook Messenger hoặc website phường, chatbot sẽ trả lời ngay lập tức, chính xác theo quy định hiện hành. Điều này đặc biệt hữu ích vì nhiều người dân ngại gọi điện hoặc đến trực tiếp để hỏi thông tin, trong khi chatbot có thể hỗ trợ 24/7 mà không cần nghỉ ngơi.
Ví dụ:
- Người dân hỏi: “Tôi cần làm thủ tục đăng ký tạm trú, cần chuẩn bị những giấy tờ gì?”
- Chatbot trả lời ngay: “Anh/chị cần CMND/CCCD, giấy xác nhận chỗ ở hợp pháp và đơn đăng ký tạm trú. Hồ sơ nộp tại bộ phận tiếp nhận phường trong giờ hành chính.”
Các chức năng nổi bật của Chatbot AI trong phường/xã
- Trả lời câu hỏi thường gặp: Chatbot có thể lưu trữ và cung cấp thông tin về hàng trăm loại thủ tục khác nhau, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
- Cung cấp thông báo tự động: Khi có thông tin mới như lịch tiêm chủng, chương trình hỗ trợ an sinh, hoặc các thay đổi về quy định, chatbot có thể gửi thông báo hàng loạt đến người dân.
- Hỗ trợ tra cứu hồ sơ: Người dân nhập mã hồ sơ và chatbot sẽ cung cấp tình trạng xử lý (đã tiếp nhận, đang giải quyết, đã hoàn thành).
- Hướng dẫn trực quan: Chatbot có thể gửi kèm hình ảnh, video hướng dẫn từng bước thủ tục, giúp người dân dễ hiểu và thực hiện đúng.
Lợi ích cho cán bộ phường/xã
- Giảm áp lực công việc: Cán bộ không cần trả lời lặp lại những câu hỏi cơ bản nhiều lần mỗi ngày.
- Tăng tính minh bạch: Thông tin cung cấp cho người dân luôn chính xác, đồng nhất, hạn chế sai sót.
- Tiết kiệm thời gian: Nhân lực được tập trung vào các công việc chuyên môn phức tạp hơn, thay vì xử lý các yêu cầu lặp đi lặp lại.
- Nâng cao chất lượng phục vụ: Người dân được trả lời nhanh chóng, chuyên nghiệp, góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền gần gũi, hiện đại.
Lợi ích cho người dân
- Tiếp cận thông tin 24/7: Người dân có thể hỏi bất kỳ lúc nào, kể cả ngoài giờ hành chính.
- Tránh phải đi lại nhiều lần: Nhờ được hướng dẫn chi tiết, người dân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu.
- Giảm thời gian chờ đợi: Thông tin nhanh chóng và minh bạch, không cần phụ thuộc vào lịch làm việc của cán bộ.
- Trải nghiệm dịch vụ công hiện đại: Người dân cảm nhận được sự đổi mới, thân thiện từ phía chính quyền.
Thực tế triển khai tại địa phương
Một số phường tại các thành phố lớn đã thử nghiệm chatbot AI trên Zalo OA, kết quả cho thấy tỉ lệ hài lòng của người dân tăng rõ rệt. Hơn 60% câu hỏi thường gặp được chatbot xử lý thay cán bộ, giúp giảm số lượng cuộc gọi điện thoại và lượt đến hỏi trực tiếp. Cán bộ có thêm thời gian để giải quyết công việc chuyên môn, còn người dân thì chủ động hơn trong việc thực hiện thủ tục.
Kết luận
Chatbot AI chính là trợ lý ảo đắc lực cho phường/xã trong thời đại số. Không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc, chatbot còn tạo ra môi trường phục vụ minh bạch, hiện đại, đem lại sự hài lòng cho người dân. Trong tương lai, chatbot có thể được tích hợp thêm các tính năng nâng cao như dịch đa ngôn ngữ, kết nối trực tiếp với hệ thống dịch vụ công quốc gia, biến phường/xã trở thành “chính quyền số” đúng nghĩa.
