n8n là gì?
n8n (đọc là “n-eight-n”) là nền tảng tự động hóa quy trình (automation) dạng kéo-thả, cho phép bạn kết nối các ứng dụng/systems với nhau bằng workflow gồm các “node” (Trigger → Actions → …). Bạn có thể:
- Tự động lấy dữ liệu từ web form, Zalo OA, Facebook, Google Sheets, Shopee/Lazada (qua API).
- Xử lý dữ liệu, gọi AI/LLM (ChatGPT, Gemini, v.v.) để tóm tắt, phân loại, tạo nội dung, sinh ảnh.
- Gửi kết quả về CRM, email, Zalo OA, Google Drive/Sheets, hoặc hệ thống nội bộ.
Điểm mạnh: Dễ dùng (kéo-thả), mở rộng mạnh (HTTP Request gọi API nào cũng được), triển khai cloud hoặc tự host (Docker, VPS), và có retry, error handling, schedule, webhook rất linh hoạt.
Kết hợp AI trong n8n đem lại gì?
- Tự động hóa công việc lặp: ghi log, nhập liệu, tổng hợp báo cáo, trả lời câu hỏi thường gặp.
- Tăng chất lượng nội dung: AI viết bài, sinh ý tưởng video, dịch đa ngôn ngữ, kiểm lỗi.
- Ra quyết định theo dữ liệu: AI phân loại/điểm số lead, dự báo nhu cầu, gợi ý hành động tiếp theo.
- Trải nghiệm 24/7: chatbot/auto-reply đa kênh, nhắc lịch, gửi hướng dẫn tức thì.
Cấu trúc 1 workflow n8n điển hình
- Trigger: Webhook, Schedule (cron), “New Row” từ Google Sheets, New form submit, New order.
- Xử lý: Function/IF/Switch/Code để hợp nhất – làm sạch – rẽ nhánh dữ liệu.
- AI/LLM: Gọi ChatGPT/Gemini để tóm tắt, phân loại, sinh nội dung, sinh ảnh.
- Hành động: Ghi vào CRM/Sheets/Drive, gửi Email/Zalo OA, đẩy thông báo.
- Giám sát: Error Trigger, retry, logging, gửi cảnh báo khi có lỗi.
Các node hay dùng:
- Trigger: Webhook, Google Sheets Trigger, Cron.
- Tiền xử lý: Set, Merge, IF, Switch, Function (JavaScript).
- AI: OpenAI, OpenAI Chat, OpenAI Images, HTTP Request (gọi Gemini/API khác).
- Kết nối dữ liệu: HTTP Request (universal), Google Sheets/Drive, MySQL/Postgres, Airtable, Notion.
- Thông báo: Email, Telegram, Slack, Zalo OA (qua HTTP API), Facebook (qua webhook/API).
6 kịch bản n8n + AI “đem về kết quả nhanh”
1) Phường/Xã – Tự động hóa tiếp nhận phản ánh
- Trigger: Web form/Zalo OA → n8n Webhook.
- AI: Phân loại chủ đề (hạ tầng, an sinh, an ninh), tóm tắt nội dung, gán mức ưu tiên.
- Action: Tạo ticket trong Google Sheets/CRM nội bộ; gửi SMS/Zalo xác nhận cho người dân; nhắc lịch xử lý cho cán bộ.
- Kết quả: Không sót phản ánh, có SLA và báo cáo tự sinh.
2) Phường/Xã – Sinh poster/video tuyên truyền trong 5 phút
- Trigger: Lịch sự kiện/chiến dịch (Cron).
- AI: Viết thông báo, khẩu hiệu; sinh ảnh minh họa; xuất 3 caption ngắn để post Zalo/Facebook.
- Action: Lưu ảnh lên Drive, ghi link vào Sheets; gửi bản nháp về email cán bộ.
- Kết quả: Nội dung đều đặn, đồng nhất, tiết kiệm 80% thời gian.
3) TMĐT – Content Factory đa kênh
- Trigger: New SKU trong Google Sheets.
- AI: Viết mô tả SEO, 5 caption, 3 tiêu đề ads, 1 script video ngắn; sinh 1–2 ảnh concept.
- Action: Đẩy kết quả về Sheets (mỗi cột 1 loại nội dung); lưu media vào Drive; gửi email/Zalo thông báo “đã sẵn sàng để đăng”.
- Kết quả: Content ra dây chuyền, luôn đủ “hàng” cho TikTok/Facebook/Shopee.
4) TMĐT – Phân loại & chấm điểm lead
- Trigger: Webhook Meta Lead Ads / TikTok Lead / Form Haravan.
- AI: Chuẩn hóa tên/số, phân loại nhu cầu, chấm điểm lead (A/B/C) theo tiêu chí.
- Action: Tạo contact + deal trong CRM; gán sales; gửi auto-reply Zalo/Email.
- Kết quả: Sales gọi đúng người – đúng nội dung – đúng thời điểm.
5) TMĐT – Dự báo tồn kho & gợi ý nhập hàng
- Trigger: Cron hàng ngày.
- AI: Đọc số liệu 30–60 ngày; dự báo bán ra 14 ngày tới; gợi ý số lượng nhập tối ưu; đề xuất thanh lý SKU chậm.
- Action: Viết báo cáo, gửi email quản lý + đẩy Google Sheets.
- Kết quả: Giảm tồn, hạn chế cháy hàng.
6) Hành chính – Tự động viết & đóng gói báo cáo
- Trigger: Cron thứ Hai hằng tuần.
- AI: Hợp nhất số liệu nhiều Sheets, tạo báo cáo tóm tắt (bullet + biểu đồ), viết executive summary.
- Action: Xuất PDF/Docx lên Drive, gửi link qua email/Zalo.
- Kết quả: Mỗi tuần có báo cáo sẵn, chuẩn layout.
Template prompt “xài được ngay”
1) Phân loại phản ánh (Phường/Xã)
Bạn là chuyên viên tiếp nhận phản ánh. Hãy:
1) Tóm tắt nội dung trong 60–90 từ.
2) Gán 1 trong các tag: ["Hạ tầng", "An sinh", "An ninh", "Môi trường", "Khác"].
3) Gán mức ưu tiên: Cao/Trung bình/Thấp kèm lý do 1 câu.
4) Trích xuất các dữ kiện: họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có).
Trả về JSON hợp lệ với keys: summary, tag, priority, reason, fields.
2) Viết mô tả SKU + SEO (TMĐT)
Bạn là chuyên gia copywriting ecom. Dựa vào các field: {Tên sản phẩm, Chất liệu, Giá, USP, Tệp khách hàng}, hãy:
- Viết mô tả 120–150 từ, ngôn ngữ rõ ràng, có CTA.
- 5 bullet lợi ích.
- 10 từ khóa dài liên quan SEO.
- 3 câu hỏi thường gặp (FAQ) và trả lời ngắn.
Output dạng JSON với keys: description, bullets, keywords, faqs.
3) Tạo báo cáo tuần (Hành chính)
Bạn là trợ lý tổng hợp báo cáo. Từ dataset tuần qua (chỉ số A/B/C...), hãy:
- Viết executive summary 150–180 từ.
- 5 điểm nổi bật (bullet).
- 3 rủi ro/khuyến nghị tuần tới (bullet).
Trả về Markdown gọn, chia rõ mục.
Quy trình mẫu (chi tiết từng bước) – “New row → AI → Ảnh → Gửi kết quả”
Bài toán: Mỗi khi thêm dòng mới trong Google Sheets (tên sản phẩm + mô tả ngắn), hệ thống sẽ:
- Viết mô tả SEO + caption + tiêu đề ads (LLM).
- Sinh 1 ảnh minh họa (AI image).
- Lưu ảnh lên Drive, dán link vào cột tương ứng của dòng đó.
- Gửi email/Zalo thông báo “đã tạo nội dung + ảnh”.
Các node (theo thứ tự):
- Google Sheets Trigger: On New Row.
- Set: Chuẩn hóa, đặt biến (product_name, brief, target_audience…).
- OpenAI Chat (hoặc HTTP → Gemini): Prompt “SKU SEO” (ở trên) → trả JSON.
- OpenAI Images (hoặc HTTP): Sinh ảnh theo mô tả sản phẩm/brand.
- Google Drive: Upload ảnh → trả về fileUrl.
- Google Sheets (Update Row): Ghi description/caption/ads_titles/fileUrl về đúng hàng.
- Email (SMTP) / HTTP (Zalo OA): Gửi tóm tắt + link cho người phụ trách.
Mẹo: Dùng IF để rẽ nhánh khi thiếu thông tin; dùng Error Trigger để gửi cảnh báo khi bất kỳ node nào lỗi.
Lưu ý kỹ thuật & bảo mật (rất quan trọng)
- Triển khai: n8n Cloud (nhanh) hoặc tự host (Docker) để chủ động bảo mật/chi phí.
- Secret & khóa API: lưu trong Credentials của n8n; tuyệt đối không hard-code.
- Retry & Timeout: đặt retry 2–3 lần với backoff, đặc biệt cho node HTTP/AI.
- Rate limit: nếu gọi nhiều API, thêm Wait/Queue; batch dữ liệu lớn.
- PII/nhạy cảm: ẩn/masking số điện thoại, CCCD; chỉ gửi trường cần thiết cho AI/đối tác.
- Giám sát: bật execution log, định kỳ kiểm tra “Failed Executions”; thêm cảnh báo Telegram/Email.
- Chi phí: AI/LLM tính theo token/ảnh; tối ưu prompt ngắn, cache kết quả lặp, dùng model gọn cho tác vụ đơn giản.
KPI gợi ý để đo hiệu quả
- Phường/Xã: % phản ánh trả lời đúng hạn; thời gian trung bình từ nhận → phản hồi; số poster/video/tuần được tạo tự động; mức độ hài lòng.
- TMĐT: số content mới/ngày; CTR quảng cáo sau tối ưu; tỉ lệ phản hồi inbox < 2 phút; tồn kho giảm %; doanh thu/đơn hàng tăng %.
Checklist “làm đúng ngay lần đầu”
- Xác định đầu vào (form/Sheets/API) và đầu ra (CRM/Sheets/Drive/Email).
- Viết prompt có cấu trúc, yêu cầu JSON để dễ parse.
- Dùng IF/Validation: rẽ nhánh khi thiếu dữ liệu.
- Lưu log & context (execution data) đủ để tái hiện lỗi.
- Test với 5–10 mẫu dữ liệu thật trước khi chạy cho cả tập.
- Lên lịch bảo trì: cập nhật prompt/model, dọn lỗi, tối ưu chi phí.
Kết luận
n8n là “xương sống automation”, còn AI là “bộ não” ra quyết định và sáng tạo nội dung. Kết hợp hai thứ, bạn sẽ có dây chuyền số: nhận dữ liệu → hiểu → tạo giá trị → phân phối → đo lường — ít thao tác tay, giảm chi phí, tăng tốc.
- Với phường/xã: giải thưởng lớn nhất là dịch vụ công nhanh – minh bạch – thân thiện.
- Với TMĐT: lợi ích trực tiếp là thêm nội dung, thêm lead, thêm đơn, trong khi chi phí nhân sự/marketing giảm rõ rệt.
