Trong nhiều năm qua, người dân khi đến làm thủ tục hành chính tại phường/xã thường gặp những vấn đề quen thuộc: phải xếp hàng chờ đợi, đi lại nhiều lần vì thiếu giấy tờ, khó theo dõi tình trạng hồ sơ, hoặc mất khá nhiều thời gian để được cán bộ hướng dẫn. Về phía cán bộ, khối lượng hồ sơ ngày càng nhiều, giấy tờ phức tạp, dẫn đến áp lực lớn và nguy cơ sai sót trong xử lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ mới – đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI) – vào công tác tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính là xu thế tất yếu để nâng cao hiệu quả và chất lượng phục vụ.
AI giúp phân loại và xử lý hồ sơ nhanh chóng
Thay vì cán bộ phải rà soát thủ công từng hồ sơ, hệ thống AI có thể tự động nhận diện loại giấy tờ, kiểm tra tính hợp lệ và phân loại hồ sơ theo từng nhóm thủ tục. Ví dụ: hồ sơ đăng ký hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, bảo hiểm y tế… sẽ được tự động đưa vào đúng quy trình xử lý. AI có khả năng đọc và hiểu chữ viết, văn bản scan, thậm chí còn cảnh báo ngay nếu hồ sơ thiếu giấy tờ cần thiết. Điều này giúp người dân không phải chờ đợi nhiều ngày mới biết hồ sơ bị trả lại, đồng thời tiết kiệm đáng kể công sức cho cán bộ.
Chatbot AI hỗ trợ người dân 24/7
Một trong những ứng dụng thực tế là chatbot AI tích hợp trên Zalo OA hoặc website của phường. Người dân có thể dễ dàng nhắn tin để hỏi: “Thủ tục đăng ký tạm trú cần giấy tờ gì?”, “Tôi muốn xin giấy phép kinh doanh thì cần bao lâu?”,… Chatbot sẽ trả lời ngay lập tức với thông tin chính xác, đồng bộ với quy định hiện hành. Thay vì gọi điện nhiều lần hoặc đến trực tiếp, người dân được hỗ trợ nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi. Điều này đặc biệt hữu ích với người cao tuổi hoặc người lao động bận rộn, khó sắp xếp thời gian.
Tự động nhắc nhở và theo dõi tiến độ
Một khó khăn lớn hiện nay là người dân thường không biết hồ sơ của mình đang ở giai đoạn nào, bao giờ có kết quả. AI có thể tự động gửi tin nhắn SMS hoặc Zalo thông báo: “Hồ sơ của anh/chị đã được tiếp nhận”, “Hồ sơ đang chờ phê duyệt”, “Hồ sơ đã hoàn tất, mời đến nhận kết quả”. Việc minh bạch tiến độ này không chỉ giúp người dân yên tâm mà còn giảm thiểu tình trạng thắc mắc, khiếu nại, từ đó xây dựng niềm tin và sự hài lòng đối với chính quyền địa phương.
Giảm tải áp lực, nâng cao chất lượng phục vụ
Khi AI hỗ trợ xử lý các công việc mang tính lặp lại như kiểm tra giấy tờ, nhập liệu, trả lời câu hỏi cơ bản, cán bộ phường/xã sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các tình huống phức tạp, cần sự linh hoạt và thấu hiểu. Chẳng hạn, cán bộ có thể dành nhiều thời gian tư vấn trực tiếp cho những trường hợp đặc biệt, hoặc tham gia các hoạt động gắn kết với cộng đồng. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng phục vụ mà còn giúp cải thiện hình ảnh của chính quyền cơ sở.
Thực tế và tiềm năng triển khai
Một số địa phương tại Việt Nam đã bắt đầu thử nghiệm tích hợp AI trong cổng dịch vụ công, mang lại hiệu quả rõ rệt. Chẳng hạn, hệ thống chatbot trả lời hàng chục ngàn câu hỏi mỗi tháng, giúp giảm 30-40% lượng cuộc gọi điện thoại đến bộ phận tiếp dân. Nhiều hồ sơ được xử lý nhanh gọn, tỷ lệ sai sót giảm đáng kể. Trong tương lai, nếu được triển khai đồng bộ, phường/xã có thể trở thành “chính quyền số” thực sự, nơi mọi thủ tục đều minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện cho người dân.
👉 Kết luận: Ứng dụng AI vào thủ tục hành chính phường/xã không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực cho cán bộ mà còn tạo ra trải nghiệm dịch vụ công hiện đại, minh bạch và thân thiện. Đây là bước đi tất yếu trong tiến trình xây dựng chính quyền điện tử và đô thị thông minh tại Việt Nam.
